Mietverwaltung
Kaufmännische Verwaltung
Kontoführung, Zahlungsverkehr, Buchhaltung
- Eröffnung und Führung des Verwaltungskontos als Treuhandkonto
- alle Zahlungen und Leistungen bewirken, die mit der Verwaltung des Objektes zusammenhängen
- ordentliche und transparente Buchführung
- Darstellung von Buchungsvorgängen für Eigentümer bei Bedarf
Buchung und Kontrolle der Einnahmen wie Hausgeldzahlungen, Sonderumlagen
- Mieten und sonstige Zahlungen anfordern (Mietinkasso) sowie Mieten an Eigentümer weiterleiten
- Soll/Ist Vergleiche, Anmahnung rückständiger Mieter zusammenhängen
- Teilnahme und Durchführung an gerichtlicher Mahn- und Klageverfahren
Erstellung der Jahresabrechnung
- Durchführung der Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter
- Erstellung der Objektabrechnung für den Eigentümer
- Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungen
Ausgabenkontrolle / Vertragsmanagement
- Rechnungskontrolle
- Lfd. Kontrolle der Verträge auf laufzeit, Kostenhöhe, Leistungen
- Gebäude- und Haftpflichtversicherungen abschließen und kündigen
Bearbeitung von Versicherungsfällen
- Sofortmaßnahmen zur Schadensminderung / Abwendung
- Abwicklung von Schadensfällen am gemeinschaftlichen Eigentum
Sanierung von Verwaltungsverhältnissen
- Erstellung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung
- Erstellen fehlender Abrechnungen für Zeiträume, in denen ein Dritter das Amt des Verwalters innehatte
- Verwaltung und systematische Ablage sämtlicher Dokumente, Pläne und Vorgänge
Technische Verwaltung
Optische und technische Objektüberwachung
- ordnungsgemäße regelmäßige Überwachung des technischen und optischen Zustandes des Objektes
- Entgegennahme von Reparaturaufträgen und Mängelanzeigen
- Kurzfristige Beauftragung von Fachfirmen zur Mängelbeseitigung in Abstimmung mit dem Eigentümer zur Verhinderung von Mietausfällen
Vorbereitung und Überwachung von Reparaturen
- Angebotseinholung, Bietergespräche, Vergabeverhandlungen und Baubetreuung bei Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen
Organisation und Überwachung der laufenden Wartung und Instandhaltung
- Abschluß und Kündigung von Wartungsverträgen
- Durchführung von Instandhaltungs-, Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen
- Planung und Durchführung von Umbauten, Ausbauten etc.
- Turnusmäßige Objektbegehungen gegebenenfalls mit Sachverständigen oder dem Verwaltungsbeirat
Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen
- Abnahme des gemeinschaftlichen Eigentums vom Bauträger lt. Gemeinschaftsordnung und gegebenenfalls Kaufverträgen
- Erstellung von Mängellisten, insbesondere vor Auslaufen der Gewährleistungsfristen
- Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen
- Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen nach Beschlußvorlage zur Eigentümerversammlung, z.B. Rückgriff auf Gewährleistungsbürgschaften
Erfüllung technischer Auflagen und Vorschriften
- Verhandlungen mit Behörden und Erfüllung behördlicher bzw. technischer Auflagen
- Mitwirkung bei Brandverhütungsschauen der Feuerwehr
Allgemeine Verwaltung
Korrespondenz mit Eigentümern, Dienstleistern, Behörden
- Vertretung des Eigentümers im Außenverhältnis und gegenüber Mietern gerichtlich und außergerichtlich
- Geltendmachung von Ansprüchen gegen Dritte
Durchsetzung bestehender Rechte aus dem Mietverhältnis
- Überprüfung der Mietverträge auf Erhöhungsmöglichkeiten
- Treuhänderische Verwaltung der von den Mietern nach den Mietverträgen zu stellenden Kautionen
- Kontrolle der Einhaltung der den Mietern nach den Mietverträgen obliegenden Verpflichtungen
Aufstellung & Durchsetzung der Hausordnung, Gewährleistung von Ordnung und Sicherheit
- Sorge um die Einhaltung der Hausordnung
- Erfüllung von Verkehrssicherungspflichten in Zusammenarbeit mit Dienstleistern
- Verwaltung von zentralen Schließanlagensystemen, incl. Schlüsselbestellung
Bearbeitung von Mieterwechseln
- organisieren und durchführen von Abnahme und Übergabe der Mieteinheit
- Ablesung der Zählerstände
- KautionsabrechnungenMedien Anmeldungen bei Versorgungsträgern