Eigentumsverwaltung
Kaufmännische Verwaltung
Erstellung eines jährlichen Wirtschaftsplanes und Erstellung der Jahresabrechnung
- Vorausschau zu erwartender Kosten inkl. Kostenminimierung
- Durchführung der Rechnungsprüfung mit dem Verwaltungsbeirat
- Vorbereitung und Durchführung von Sonderumlagen
Kontoführung, Zahlungsverkehr, Buchhaltung
- Eröffnung und Führung des Verwaltungskontos als Treuhandkonto
- Durchführung des objektbezogenen Zahlungsverkehrs
- ordentliche und transparente Buchführung
Buchung und Kontrolle der Einnahmen wie Hausgeldzahlungen, Sonderumlagen
- Lasten- und Kostenbeiträge (Hausgeld) und sonstige Zahlungen einnehmen
- Soll/Ist Vergleiche, Anmahnung rückständigen Hausgeldes im Interesse der braven Zahler
- Teilnahme und Durchführung gerichtlicher Mahn- und Klageverfahren nach Beschluss
Ausgabenkontrolle / Vertragsmanagement
- Rechnungskontrolle
- Lfd. Kontrolle der Verträge mit Dienstleistern, Versorgungsträgern und Wartungsfirmen
- Gebäude- und Haftpflichtversicherungen abschließen und kündigen
Bearbeitung von Versicherungsfällen
- Sofortmaßnahmen zur Schadensminderung/Abwendung
- Abwicklung von Schadensfällen am gemeinschaftlichen Eigentum
Sanierung von Verwaltungsverhältnissen
- Erstellung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung
- Erstellen fehlender Abrechnungen für Zeiträume, in denen ein Dritter das Amt des Verwalters innehatte
- Verwaltung und systematische Ablage sämtlicher Dokumente, Pläne und Vorgänge
Technische Verwaltung
Optische und technische Objektüberwachung
- ordnungsgemäße, regelmäßige Überwachung des technischen und optischen Zustandes des Objektes
- Angebotseinholung, Bietergespräche, Vergabeverhandlungen und Baubetreuung bei Reparaturen Instandhaltung
Organisation und Überwachung der laufenden Wartung und Instandhaltung
- Abschluss und Kündigung von Wartungsverträgen
- Durchführung von Instandhaltungs-, Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen
- Planung und Durchführung von Umbauten, Ausbauten etc.
- Turnusmäßige Objektbegehungen gegebenenfalls mit Sachverständigen oder dem Verwaltungsbeirat
Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen
- Abnahme des gemeinschaftlichen Eigentums vom Bauträger lt. Gemeinschaftsordnung und gegebenenfalls Kaufverträgen
- Erstellung von Mängellisten, insbesondere vor Auslaufen der Gewährleistungsfristen
- Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen
- Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen nach Beschlußvorlage zur Eigentümerversammlung, z. B. Rückgriff auf Gewährleistungsbürgschaften
Erfüllung technischer Auflagen und Vorschriften
- Verhandlungen mit Behörden und Erfüllung behördlicher bzw. technischer Auflagen
- Mitwirkung bei Brandverhütungsschauen der Feuerwehr
Allgemeine Verwaltung
Vorbereitung & Durchführung von Eigentümerversammlungen, Beschlussumsetzung und Beschlusskontrolle
- Vorbereitung von Eigentümerversammlungen, Beschlussaufstellung, Abstimmung von Beschlussvorlagen
- Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat
- Einberufung von ordentlichen und außerordentlichen Eigentümerversammlungen
- Erstellung eines Protokolls über Beschlüsse der Versammlung
- Beschlußausführung und Beschlusskontrolle
- Vorbereitung und Durchführung von schriftlichen Umlaufbeschlüssen
- Mitwirkung bei Beschlussanfechtungen, Gerichtsterminen
Korrespondenz mit Eigentümern, Dienstleistern, Behörden
- Vertretung der Eigentümergemeinschaft im Außenverhältnis und gegenüber einzelnen Eigentümern
- Geltendmachung von Ansprüchen der Gemeinschaft gegen Dritte oder gegenüber einzelnen Eigentümern
- Aufstellung und Durchsetzung der Hausordnung und Gewährleistung von Ordnung und Sicherheit
- Erfüllung von Verkehrssicherungspflichten in Zusammenarbeit mit Dienstleistern
Kontrolle & Umsetzung der Bestimmungen der Gemeinschaftsordnung der Eigentümergemeinschaft
-